Прошивка протокола собрания участников ООО

Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Гражданское право

Согласно п. 1 ст. 37 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее — Закон об ООО) общее собрание участников общества с ограниченной ответственностью (далее — общество) проводится в порядке, установленном этим Законом, уставом общества и его внутренними документами. В части, не урегулированной указанными актами, порядок проведения общего собрания участников общества устанавливается решением общего собрания участников общества.
В силу п. 6 ст. 37 Закона об ООО исполнительный орган общества организует ведение протокола общего собрания участников общества. Протоколы всех общих собраний участников общества подшиваются в книгу протоколов. По требованию участников общества им выдаются выписки из книги протоколов, удостоверенные исполнительным органом общества.
Каких-либо иных правил оформления протоколов общего собрания участников общества Законом об ООО не предусмотрено. В этой связи, с учетом нормы п. 1 ст. 181.1 Гражданского кодекса РФ, подлежит применению общее правило, закрепленное в п. 3 ст. 181.2 ГК РФ: протокол подписывается председательствующим на собрании и секретарем собрания*(1). Председательствующий, напомним, выбирается из числа участников общества (п. 5 ст. 37 Закона об ООО).
Необходимость сшивания протокола общего собрания законодательство также не устанавливает. Однако, если документ, содержащий несколько листов, прошит, листы пронумерованы, это может рассматриваться как доказательство подлинности всего его содержания (постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 30.09.2011 N 11АП-9718/11).
Отметим, что до недавнего времени действовали Методические разъяснения по заполнению форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица, утвержденные приказом ФНС России от 01.11.2004 N САЭ-3-09/16@. Согласно разъяснениям каждый документ, содержащий более 1 листа, должен был представляться в прошитом, пронумерованном виде, а количество листов при этом подтверждено подписью заявителя или нотариуса на обороте последнего листа документа на месте его прошивки. Данный приказ утратил силу 4 июля 2013 года, а применяемые в настоящее время Требования к оформлению документов, представляемых в регистрирующий орган (приложение N 20 к приказу Федеральной налоговой службы от 25.01.2012 N ММВ-7-6/25@), не содержат каких-либо указаний относительно прошивки документов.
Тем не менее представляется очевидным, что при подаче для государственной регистрации документов, содержащих более 1 листа, целесообразно все же прошивать их, а количество листов на месте прошивки подтверждать подписью именно заявителя (п. 1.3 ст. 9 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»).
Скрепление печатью сделки (а подписание протокола, исходя из ст. 153 ГК РФ, также может рассматриваться как сделка), с точки зрения закона, является дополнительным требованием к письменной форме сделки, которое может быть установлено законом (абзац третий п. 1 ст. 160 ГК РФ). Проставление печати на протоколе общего собрания общества законом также не предусмотрено (постановление ФАС Центрального округа от 17.08.2007 N А68-05/ГП-16-06). Хотя, безусловно, участники и единоличный исполнительный орган могут скрепить протокол печатью самого общества или печатями участников, или всеми ими, исходя из приведенных выше соображений — как лишнее подтверждение подлинности документа. При этом логично, что участники могут заверить печатями свои подписи, а печать самого общества заверить документ в целом и (или) те его листы, на которых нет подписей участников.
Во избежание претензий со стороны регистрирующего органа печатью общества может быть скреплена и подпись заявителя на прошивке протокола.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Габбасов Руслан

Ответ прошел контроль качества

22 октября 2013 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

————————————————————————-
*(1) Правила главы 9.1 (статьи 181.1-181.5) ГК РФ подлежат применению к решениям собраний, принятым после 1 сентября 2013 года (п. 8 ст. 3 Федерального закона от 07.05.2013 N 100-ФЗ).

Протокол собрания учредителей

Документ под названием «Протокол собрания учредителей» – один из важнейших в пакете документации, сопровождающем текущую деятельность предприятий и организаций, находящихся в организационно-правовом статусе ЗАО, ОАО, ООО или ПАО.

К составлению протокола нужно относиться в высшей степени внимательно, поскольку он относится к категории значимых документов, способных влиять на деятельность фирмы.

Необходимо учитывать и тот факт, что в случае спорных и конфликтных ситуаций, данный документ может быть оспорен в суде.

Зачем нужен протокол собрания учредителей

Уже начиная с самого открытия Общества, собрание учредителей устанавливает некоторые правила и порядок его работы, утверждает формы документов, назначает ответственных лиц и т.д. и все это подробнейшим образом фиксируется в данном документе. В процессе дальнейшей деятельности протокол также периодически бывает необходим.

Следует отметить то, что документ применяется в двух типах ситуаций:

1. первые четко определены законом (открытие-закрытие Общества, утверждение Устава, выход участников, назначение директора, распределение доходов и убытков и т.п.),
2. вторые – факультативные или говоря иначе добровольные (рассмотрение и прием нормативных актов, согласование сделок и т.д.).

Что делать если кто-то из участников собрания учредителей голосует «против»

Обычно учредители компаний сходятся во мнениях, но, как в любом правиле, здесь есть свои исключения, и иногда кто-то бывает против большинства. В этом случае, мнение участника следует занести в документ с обоснованием и приложением документов (если таковые были предоставлены). В дальнейшем данный учредитель в течение двух месяцев может обжаловать решение собрания в судебном порядке.

Если же в суд надумает обратиться участник собрания, проголосовавший «за» решение какого-либо вопроса в установленном общим собранием порядке, и это было зафиксировано в протоколе должным образом, то его шансы на успешное завершение судебного разбирательства будет крайне невелики, поэтому в таких случаях, лучше попытаться договориться с соучредителями мирным путем.

Порядок проведения собрания учредителей

Как было сказано выше, поводом для собрания учредителей могут послужить самые разные обстоятельства. Порядок действия здесь такой:

сначала общим голосованием назначается председатель собрания и секретарь (правда, данная процедура не носит обязательный характер, поскольку довольно часто в составе учредителей Общества всего два участника).

При этом, если председателем собрания должен являться обязательно один из учредителей организации, то секретарем может быть абсолютно любой сотрудник предприятия.

Функция секретаря – протоколирование действий собравшихся и внесение всех необходимых записей в документ, а также обеспечения участников нужным количеством копий.

В некоторых случаях собрание утверждает схему голосования, которое может проходить путем простого поднятия рук или же протоколированием мнений.

Затем, на повестку дня выносятся проблемы и задачи, по которым требуется принять какое-то решение.

На собрании может обсуждаться как один вопрос, так и сразу несколько. Все они обязательно должны быть вписаны в протокол.

• После того, как участники вынесут вердикт, он также заносится в документ.
• В завершение протокол подписывается всеми собравшимися, включая секретаря, которые таким образом удостоверяют факт того, что все сведения в него внесены верно.

Правила написания и оформления документа

Протокол собрания учредителей не имеет строго установленного, унифицированного образца, писать его можно в свободном виде. Как правило, на предприятиях имеется шаблон документа, по которому он и оформляется. Основное условие: протокол должен содержать сведения

• о компании,
• дате составления,
• участниках собрания,
• теме (если их несколько, они указываются отдельными пунктами)
• и решении.

Документ можно писать как от руки, так и печатать на компьютер, большой разницы здесь нет, главное, чтобы он обязательно содержал оригинальные подписи всех собравшихся учредителей. Заверять печатью его не нужно – во-первых, он относится к внутренним документам предприятия, во-вторых, с 2016 года юридические лица на законном основании освобождены от обязательства удостоверять свои бумаги оттисками печатей и штампов.

Писать протокол можно как на фирменном бланке организации, так и на стандартном листе А4 формата в том количестве экземплярах, в котором это необходимо.

После проведения собрания, в течение десяти дней каждого его участника следует обеспечить своим экземпляром протокола, а одну копию, заверенную по всем правилам, передать на хранение в архив организации, где она должна содержаться ровно столько, сколько полагается по закону для подобного рода документов.

Пример составления протокола

Здесь представлен самый простой вариант протокола собрания учредителей, на основе которого легко можно понять, как составлять более сложные документы.

Вначале бланка пишется

• наименование компании (в полном соответствии с учредительными документами),
• населенный пункт, в котором осуществляет деятельность предприятие
• и дата собрания.

Строкой ниже вписывается номер протокола (по внутреннему документообороту организации).

Далее идет описательная часть:

1. по порядку перечисляются участники (вписывается фамилия, имя, отчество полностью и размер доли в уставном капитале),
2. назначается председатель и секретарь (при необходимости),
3. указываются вопросы, стоящие на повестке дня (отдельными пунктами),
4. вписывается решение (также отдельными пунктами по каждому вопросу).

Если собранию были представлены какие-либо документы, которые сыграли свою роль при обсуждении вопросов, их нужно обязательно указать в приложении. В завершение протокол обязательно должен быть подписан всеми участниками собрания, включая секретаря (если таковой имел место быть).

Протокол собрания учредителей ООО

В случае если у общества с ограниченной ответственностью имеется более одного учредителя, то все серьезные решения принимаются путем общего собрания с протоколированием целей и итогов встречи. Причем в первом протоколе собрания учредителей ООО прописывается решения о создании общества или юридического лица — это коллективное желание всех соучредителей и оно должно быть подтверждено документально. В этой статье мы рассмотрим, как именно составляется и подписывается протокол собрания учредителей и в каком случае он необходим.



Что входит в протокол

Разберем, какая информация в обязательном порядке вносится в протокол заседания:

1. Детальные данные об учредителях компании (и о юридических, и о физических лицах).
2. Дата и время, в которое проводится сбор, а также место заседания.
3. Указывается полное название общества с ограниченной ответственностью, его форма.
4. Указывается сокращенное название ООО, при необходимости — правильное написание на английском или других языках.
5. Юридический адрес компании (не обязательно собрание проходит по нему).
6. Размер уставного капитала компании, правила его внесения учредителями. Отметим, что в данное время в России принят УК для ООО в размере не менее 10 000 рублей. Минимальный платеж обязательно вносится денежными средствами, остальная часть может быть внесена материальными и нематериальными активами, акциями и пр.
7. Как именно делятся доли ООО между организаторами. Это обязательное условие — обычно доли выражаются в номинальной стоимости, но иногда их прописывают и в виде процентов.
8. Пункт, который подтверждает, что был разработан и принят устав компании. Ниже мы приведем образец протокола учредительного собрания ООО, чтобы вам было понятно, как правильно его заполнять.
9. Пункт, согласно которому назначается гендиректор (рекомендуется указать его права и обязанности, порядок назначения и снятия, срок, на протяжении которого действуют его полномочия).

Некоторые нюансы

Хоть это и не является обязательным, но рекомендуется внести в протокол решение учредителей о лице, которое будет заниматься регистрацией нового ООО, оплатой пошлин и другими юридическими процедурами. Так вы перестрахуетесь и обозначите ответственное лицо. Старайтесь указывать в протоколе конкретную информацию, не распыляя ответственность и размер долей, чтобы в будущем не возникало никаких трений и разногласий.

Внимание: средства в уставной капитал компании должны быть внесены всеми учредителями на протяжении 120 дней со дня официального открытия ООО.

Если кто-то из соучредителей не вносит положенную часть, то его исключают из ООО с возвратом внесенной доли или без таковой.

Что делать дальше

Также опытные юристы рекомендуют вносить в документ полную повестку дня с перечислением всех имеющихся вопросов. После каждого голосования за рассмотренный вопрос в протокол вносятся результаты и принятые решения. По окончании собрания документ подписывается учредителями и прошивается.

Читать еще:  Узнать ООО по ИНН на сайте налоговой



Рассмотрим, как прошить протокол общего собрания учредителей правильно. Для этого следует сделать в документе три отверстия, связать листы бечевкой, выведя концы на заднюю часть, и приклеить их кусочком бумаги. После этого на ней ставит подпись глава собрания и секретарь, назначенные в ходе заседания. Форма прошивки следующая:

Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ___10 листов___

председатель собрания _______ Фаныгин В.И.

секретарь собрания __________ Телешевский А.В.

После этого на лист ставится печать при ее наличии, а также дата подписания документа. Затем ответственное лицо передает набор бумаг в государственные органы — принятое решение о создании компании не имеет срока давности. По данной ссылке вы можете скачать образец протокола 1 общего собрания учредителей ООО .

Типичные ошибки при подаче документов на государственную регистрацию некоммерческих организаций

Вы здесь

Информация о наиболее типичных ошибках, допускаемых заявителями при подаче документов на государственную регистрацию некоммерческих организаций, являющихся основаниями для отказа в государственной регистрации

Для государственной регистрации некоммерческой организации, уполномоченные лица должны представить предусмотренный законодательством пакет документов, надлежащим образом оформленный и соответствующий требованиям действующего законодательства.

При этом, следует обратить особое внимание, что с 01.09.2014 г. учредительные документы некоммерческих организаций должны отвечать требованиям, установленным главой 4 Гражданского кодекса Российской Федерации.

Бланки заявлений для государственной регистрации заполняются в соответствии с требованиями Приказа Федеральной налоговой службы от 25.01.2012 № ММВ-7-6/25@ «Об утверждении форм и требований к оформлению документов, представляемых в регистрирующий орган при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и крестьянских (фермерских) хозяйств».

В случаях, определенных ст. 23 ФЗ «Об общественных объединениях», ст. 23.1 ФЗ «О некоммерческих организациях», ст. 12 ФЗ «О свободе совести и о религиозных организациях», ч. 2 ст. 20 Федерального закона «О политических партиях»некоммерческой организации может быть отказано в государственной регистрации.

Управлением Министерства юстиции Российской Федерации по Мурманской области в 2014 году вынесено 42 отказа в государственной регистрации, в 1 квартале 2015 года – 10 отказов, что составляет 24% от общего числа отказов, вынесенных в 2014 году.

Проведенный анализ результатов рассмотрения заявлений некоммерческих организаций за 2014-2015 годы показал, что при оформлении документов, представляемых для государственной регистрации некоммерческих организаций, заявители допускают типичные виды ошибок. Наибольшее количество отказов выносится Управлением за ненадлежащее оформление представленных документов и несоответствие уставных положений требованиям действующего законодательства. Документы, представляемые на государственную регистрацию после 01.09.2014 года, подготовлены без учета требований Гражданского кодекса российской Федерации.

Так, в нарушение Требований к оформлению документов, представляемых в регистрирующий орган при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и крестьянских (фермерских) хозяйств:

— листы представляемых форм документов (2-ой экземпляр) не прошиты, не пронумерованы, не заверены подписью заявителя на обороте последнего листа на месте прошивки;

— не все графы представляемых форм, заполнение которых обязательно, заполнены;

— не соблюдается требование, согласно которому представляемые документы заполняются от руки печатными буквами либо машинописным способом – заявления и приложения к ним заполняются прописными или строчными, а не заглавными буквами.

— в нарушение требований к оформлению документов типы адресных объектов указываются без использования сокращений в соответствии с приложением 2 Требований к оформлению документов;

-реквизиты документов, удостоверяющих личность, указываются не в соответствии с данными паспорта или ионного документа, удостоверяющего личность;

-не указываются идентификационные номера налогоплательщика — физического лица, имеющего право действовать без доверенности, и учредителей некоммерческой организации.

— не указывается должность лица, имеющего право без доверенности действовать от имени юридического лица.

— в разделе «Коды дополнительных видов деятельности» для обозначения кода деятельности указывается менее четырех цифровых знаков.

-номера контактных телефонов заявителя и лица, имеющего право действовать без доверенности, указываются с нарушением правил заполнения номера, предусмотренных Требованиями.

Кроме того, в нарушение установленных требований:

На первых листах представляемых форм заявлений отражаются недостоверные сведения:
— наименование некоммерческой организации не соответствует наименованию, указанному в учредительных документах и внесенному в Единый государственный реестр юридических лиц и ведомственный реестр зарегистрированных некоммерческих организаций. В случае изменения наименования, в заявлении о государственной регистрации заявителем указывается новое (а не прежнее) наименование;
— дата присвоения Основного государственного регистрационного номера (ОГРН) не соответствует данным, содержащимся в выписке из Единого государственного реестра юридических лиц; – наименование должности лица, имеющего право без доверенности действовать от имени некоммерческой организации не соответствует наименованию должности, содержащемуся в учредительных документах.

К заявлению о внесении изменений не приложены соответствующие приложения, которые должны прилагаться согласно сделанным в заявлении отметкам.
Документы представляются для государственной регистрации некоммерческой организации в одном экземпляре. Вместе с тем, согласно пп.28 Административных регламентов, все документы, за исключением учредительных документов некоммерческой организации, представляются для государственной регистрации в двух экземплярах.

Зачастую, при предоставлении документов в 2-х экземплярах, во вторых экземплярах отсутствует подпись заявителя. Кроме того, каждый документ, содержащий более одного листа, должен представляться в прошитом, пронумерованном виде. Количество листов подтверждается подписью заявителя или нотариуса на обороте последнего листа на месте прошивки. Вместе с тем, указанное требование не соблюдается заявителями в 90% случаев.

При оформлении протокола (выписки из протокола) необходимо учитывать общие требования к оформлению протокола. Протоколы (выписки из протоколов) полномочных органов некоммерческих организаций, в соответствии с установленными требованиями, в обязательном порядке, должны содержать:

— дата, время и место проведения съезда (конференции), общего собрания, заседания высшего органа управления;

— фамилию и подпись председателя и секретаря съезда (конференции), общего собрания, заседания, ответственных за составление протокола.

-сведения о лицах, проводивших подсчет голосов;

-сведения о лицах, голосовавших против принятия решения собрания и потребовавших внести запись об этом в протокол.

Читать еще:  Форма собственности по окфс для ООО

— решение о создании некоммерческой организации (внесении изменений в учредительные документы), об утверждении ее учредительных документов (изменений в устав) и о формировании (избрании, назначении) руководящих и контрольно-ревизионных органов;

— сведения о лицах, принявших участие в собрании (список учредителей – участников съезда (конференции), общего собрания, заседания; сведения о количественном и персональном составе рабочих органов (президиум, секретариат и т.д.). К протоколу (выписке) о внесении изменений должен быть приложен список присутствующих на собрании (конференции, заседании);

— существо принятых решений и результаты голосования по каждому вопросу повестки дня. При наличии в повестке дня собрания нескольких вопросов по каждому из них принимается самостоятельное решение;

— сведения (фамилия, имя, отчество) об избранных (назначенных) членах органов (руководящих и контрольно-ревизионных органов);

В решении об учреждении некоммерческой организации также должны быть указаны сведения о порядке, размере, способах и сроках образования имущества юридического лица.

В решении об учреждении корпоративного юридического лица указываются также сведения о порядке совместной деятельности учредителей по созданию юридического лица.

Протокол подписывается председательствующим на собрании и секретарем собрания.

Как показывает практика, представляемые в пакете документов для государственной регистрации, протоколы полномочных органов зачастую не содержат всех необходимых реквизитов.

Кроме того, в преимущественном большинстве случаев встречаются разночтения в названии некоммерческой организации, указанном в уставе, заявлении, протоколе.
Количество учредителей, указанных в заявлении о государственной регистрации создания некоммерческой организации, не соответствует количеству лиц, присутствующих на учредительном собрании и проголосовавших за её создание.

Типичной ошибкой, допускаемой заявителем при подготовке документов на государственную регистрацию является уплата государственной пошлины по иному коду бюджетной классификации, чем предусмотрено действующим законодательством.
В соответствии с Налоговым кодексом РФ, государственная пошлина, уплаченная за регистрацию юридического лица, при отказе в регистрации заявителям не возвращается и не может быть зачтена при повторной подаче документов на регистрацию, т.к. принятое Управлением решение является юридически значимым действием.

Еще одним типичным нарушением, являющимся основанием отказа в государственной регистрации, является противоречие учредительных документов некоммерческой организации законодательству Российской Федерации.

В учредительных документах некоммерческой организации должны содержаться сведения, предусмотренные главой 4 Гражданского кодекса Российской Федерации для отдельных организационно-правовых форм некоммерческих организаций, с учетом:

— для общественного объединения – ст. 20 ФЗ «Об общественных объединениях;

— для некоммерческой организации – ч. 3 ст. 14 ФЗ «О некоммерческих организациях»;

— для религиозной организации – ст. 10 ФЗ «О свободе совести и о религиозных объединениях».

Отсутствие обязательных сведений, предусмотренных вышеуказанными нормами, является основанием для отказа в государственной регистрации некоммерческой организации.
В числе основных замечаний, предъявляемых к уставам некоммерческих организаций, можно отметить следующие:

1. В названии некоммерческой организации не отражены организационно-правовая форма некоммерческой организации, характер деятельности, территориальная сфера деятельности (для общественных объединений), вероисповедание (для религиозной организации).

2. В уставах некоммерческих организаций, в том числе общественных объединений, отсутствуют: сведения о структуре, компетенции, порядке формирования и сроках полномочий органов управления организации, порядке принятия ими решений, сведения о правах и обязанностях членов (участников) организаций.

3. В уставах не раскрыт порядок реорганизации и ликвидации некоммерческой организации, порядок использования имущества в случае реорганизации и ликвидации некоммерческой организации. Порядок преобразования некоммерческих организаций, не соответствует положениям главы 4 Гражданского кодекса Российской Федерации, Не учтены ограничения на преобразование отдельных видов некоммерческих организаций.

4. Представление пакета документов в сроки, превышающие сроки подачи документов с момента проведения учредительных собраний:

— 3 месяца – для некоммерческих организаций, в том числе общественных объединений;

— 6 месяцев – для региональных отделений политических партий;

— 1 месяц – для профсоюзных организаций.

Пропуск указанного срока влечет отказ в государственной регистрации, а решение о создании утрачивает свою силу.

5. Указание организациями видов деятельности, которые планирует осуществлять организация, не соответствующих целям деятельности, которые предусмотрены учредительными документами организации. Вместе с тем, некоммерческая организация вправе осуществлять приносящую доход деятельность лишь постольку, поскольку это служит достижению уставных целей и соответствующую этим целям.

Кроме того, в большинстве случаев понятие приносящей доход деятельности подменяется понятием «предпринимательская деятельность», что нарушает требования законодательства Российской Федерации.

6. Основным замечанием к Уставам некоммерческих организаций (в том числе общественных объединений) является нарушение установленных законодательством требований в части компетенции высшего органа управления НКО и принятия решений по вопросам исключительной компетенции этого органа. Компетенция высших органов управления некоммерческими организациями определена главой 4 Гражданского кодекса Российской Федерации, с учетом особенностей, установленных ст. 29 ФЗ «О некоммерческих организациях», ст. 10 ФЗ «О благотворительной деятельности и благотворительных организациях» и иными федеральными законами, регулирующими деятельность отдельных видов некоммерческих организаций.

7. В уставах не учтены изменения в законодательстве, в частности изменения в главу 4 Гражданского кодекса Российской Федерации, допускаются ссылки на положения утративших силу нормативных правовых актов Российской Федерации.

8. Зачастую в уставах некоммерческих организаций не учитываются требования специальных законов. Так, в уставах благотворительных организаций не учтены требования ФЗ от 11.08.1995 № 135-ФЗ «О благотворительной деятельности и благотворительных организациях», уставы образовательных учреждений составлены без учета требований ФЗ от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» и т. д.

9. В качестве причин для отказа также можно отметить непредставление надлежащим образом заверенных центральным органом общественной организации документов для регистрации отделения общественной организации, подписание заявления на регистрацию неуполномоченным лицом, представление неполного пакета документов.

Все вышеуказанные ошибки, допускаемые заявителями при подготовке документов для государственной регистрации являются следствием не только низкой правовой грамотности уполномоченных лиц некоммерческих организаций и низкого уровня правовой информированности, но и элементарного нежелания учредителей и руководителей некоммерческих организаций ознакомиться с основными требованиями Законов, касающихся деятельности некоммерческих организаций.